La logistica è una scienza che non tutti gli attori del commercio elettronico dominano. Tra gli strumenti più utili per ottimizzare l’organizzazione dello stock e aiutare il personale responsabile e i clienti a trovare facilmente i prodotti è lo SKU, un indicatore unico che, nonostante la sua apparente semplicità, ha un impatto notevole sulla quotidianità di un e-commerce.

I codici SKU sono indispensabili per i negozi online, indipendentemente dal settore, prodotto o target di riferimento. Spesso l’uso di questo identificatore viene respinto a causa del volume ridotto dello stock da gestire per alcune PMI, il che è un errore palese, perché lo SKU ottimizza in modo significativo la gestione dello stoccaggio.

Naturalmente, i grandi negozi non possono eludere l’uso degli SKU, in quanto questo identificatore permette loro di gestire grandi volumi di prodotti, che spesso differiscono tra loro in piccoli dettagli. In logistica, i tempi di risposta sono vitali, motivo per cui è necessario che il magazziniere e gli altri responsabili conoscano nel giro di pochi secondi i dettagli di un articolo (reparto, fornitore, ecc.). Questa è la ragione d’essere del codice SKU.

Confusioni, smarrimenti o addirittura omessi nella gestione degli ordini sono il vero “prezzo” dell’eliminazione di questo identificatore, motivo per cui la logistica attuale continua ad utilizzarlo attivamente. Ma cos’è esattamente uno SKU?

Cos’è un codice SKU e come interpretarlo?

Il cosiddetto Stock Keeping Unit (SKU) è un identificatore alfanumerico che permette di individuare i prodotti di un catalogo, attraverso un codice unico che semplifica la localizzazione e impedisce la confusione tra articoli diversi, così come tra unità dello stesso prodotto (senza però diventare esso stesso un codice di riferimento).

Esempi di SKU possono essere “SKU: H1011”, “SKU: CK18” o “SKU: Y1020”. Ma come viene creato questo codice? Anche se non ci sono regole, nella costruzione dei codici SKU dovrebbero essere applicati una serie di criteri.

Se si ha un e-commerce di scarpe da uomo, ad esempio, una SKU appropriata per mocassini in pelle blu misura 40 sarebbe: SKU: MP40-B. Come si vede, la prima lettera indica il tipo di scarpa, la seconda il materiale utilizzato, il numero corrisponde alla taglia e infine troviamo il colore – anche se sarebbe più appropriato assegnare un numero al colore, per evitare confusione tra le sfumature che iniziano con la stessa lettera. Si eviterebbe anche la confusione tra tonalità dello stesso colore, come ad esempio tra blu turchese e ultramarino.

In generale, lo SKU viene utilizzato come codice a barre, assegnato ad ogni articolo dell’inventario, il che non significa che sia uguale al codice EAN o che possa sostituire la sua funzione. Fa quindi parte di un sistema di controllo di stock, rappresentando l’unità più piccola di un prodotto commercializzato.

Una start-up può trovare inutile l’uso di tali identificatori, ma anche su piccola scala, dovrà avere a che fare con grossisti o dettaglianti e dovrà tenere un rigoroso controllo dello stock. Dal punto di vista del cliente, l’esistenza di SKU può facilitare l’individuazione di un particolare prodotto. Ecco perché questo codice è pubblico in molti e-commerce, potendo essere trovato nella stessa scheda dell’articolo.

In sintesi, l’uso del codice SKU ha implicazioni e benefici a tutti i livelli: clienti, fornitori, addetti ai lavori, ecc. L’adozione di questi identificatori può migliorare significativamente l’esperienza d’acquisto, come sarà rivelato nelle righe seguenti, insieme ad altri vantaggi inestimabili di questi codici.

In che modo la SKU aiuta il commercio elettronico?

Dopo aver chiarito il significato del codice SKU, occorre approfondire alcuni dei suoi principali vantaggi per il commercio elettronico:

Ottimizzare la tracciabilità dell’inventario

Il punto di forza principale dell’uso dei codici SKU sta nel miglioramento della tracciabilità dell’inventario: stato, volume, necessità di rifornimento, ecc. Tutto questo permette ai dettaglianti di controllare lo stock e anticipare la domanda futura, distribuire il budget e prendere altre decisioni importanti.

Ma lo sapevi che Amazon ha 400 milioni di prodotti? Il controllo di questo immenso volume di scorta non potrebbe essere fatto senza la presenza di SKU, in quanto facilitano l’automatizzazione di attività fondamentali ed essenziali come il conteggio dello stock. Questo codice ha anche il doppio vantaggio di essere leggibile sia dai dispositivi elettronici che dagli esseri umani.

Migliorare la comunicazione tra magazzinieri e venditori

Come abbiamo avvertito, gli SKU sono utilizzati internamente, anche se esercitano una notevole influenza a tutti i livelli (fornitori, clienti, ecc.). Questo perché l’uso di tali riferimenti accelera la comunicazione interna tra venditori e magazzinieri, che dovrebbe essere della massima fluidità possibile.

Si pensi ad un impiegato di moda maschile che, per rispondere alla mail di un cliente, deve scendere tre piani e perdere dieci minuti per controllare lo stock di magliette Armani. La comunicazione tra gli operatori della stessa azienda lascia molto a desiderare in questo caso. Ma immaginiamo questo stesso impiegato che, dopo aver conosciuto lo stock del prodotto con una semplice telefonata, informa a sua volta i magazzinieri che gli ordini per tali magliette sono in crescita. Ora, il responsabile di quest’area può agire di conseguenza e chiedere al fornitore un volume proporzionale di questo articolo.

Aiuta a determinare il lead time di approvvigionamento

Le sfide di un e-commerce non sono diverse da quelle affrontate da un rivenditore per quanto riguarda la logistica. Qual è il punto di stoccaggio ottimale per soddisfare una determinata domanda? Andare troppo lontano comporterebbe costi di ammortamento, mentre essere pessimisti sul volume delle vendite comporterebbe, per così dire, uno scoperto.

La soluzione è quella di determinare, con la massima precisione, il lead time ideale per un determinato periodo, ed è qui che interviene l’uso dei codici SKU, permettendo a impiegati e agenti di misurare la velocità con cui alcuni articoli sono venduti, mentre altri ne subiscono l’accumulo.

Aumentare la soddisfazione del cliente

Gli stock-out, anche se temporanei, hanno un impatto disastroso sulle decisioni di acquisto dei potenziali clienti, che non esiteranno a rivolgersi alla concorrenza. E se c’è la probabilità di trovare un particolare articolo altrove senza aspettare, fattori come la lealtà e l’esclusività perdono importanza.

Grazie all’utilizzo del codice SKU, è possibile contabilizzare immediatamente le vendite tramite software di tipo SaaS, creando avvisi quando alcuni prodotti scendono al di sotto di un volume critico. Questo vantaggio riduce la necessità di mantenere uno stock supplementare di articoli molto richiesti, una soluzione non sempre appropriata (ad esempio, alimenti deperibili).

Aumentare l’efficienza del material handling

Una gestione efficiente dei materiali (che copre un’ampia gamma di utensili e macchinari) è di vitale importanza per eliminare il rischio di rallentamenti e passi falsi che possono ostacolare il lavoro del personale logistico. Considerando che i prodotti sono la parte centrale di un magazzino, una classificazione più efficiente dei prodotti (come quella derivante dall’uso di riferimenti SKU) avrà un impatto sull’efficienza del material handling.

Ridurre il fabbisogno di personale

Da tutto ciò, si può dedurre che la domanda di personale nelle aree logistiche può essere ridotta, il che ridurrà questo costo nel bilancio aziendale e darà maggiore autonomia ad altri dipartimenti (come il marketing e il reparto commerciale) per sviluppare le loro strategie. Dato che molti negozi online ricorrono all’outsourcing logistico, questo vantaggio non dovrebbe portare a lungo termine a un licenziamento eccessivo di personale.

Codice SKU da non confondere con UPC o EAN

Tuttavia, esistono altri riferimenti che hanno a che fare con lo stoccaggio dei prodotti, ma non devono essere confusi con lo SKU. Un buon esempio è l’UPC (Universal Product Code), che si distingue dagli SKU in quanto è valido al di fuori dell’azienda. In altre parole, uno SKU è valido solo per gli operatori del medesimo e-commerce, mentre un UPC deve essere lo stesso per tutte le aziende dello stesso settore. Anche questo codice si distingue per il suo aspetto, composto da dodici numeri e un codice a barre.

D’altra parte, l’EAN (European Article Number) è il classico codice a barre che tutti i clienti conoscono bene. È costituito da tredici cifre e 18 barre di diverso spessore e altezza, utilizzate per identificare ogni prodotto singolarmente, in modo simile all’UPC – nella pratica, entrambi i codici si complementano a vicenda.

Per gli utenti meno esperti, invece, le referenze di e-commerce possono essere confuse con i codici SKU, il che non dovrebbe succedere. Ad esempio, una felpa di cotone di marca Adidas avrà uno SKU simile a questo: “SKU: FC22-AD (in questo caso, il numero può corrispondere allo scaffale su cui si trova il prodotto). Ma che taglia ha la felpa? È qui che entrano in gioco i riferimenti, che possiamo definire come configurazioni diverse dello stesso articolo.

Razionalizzazione contro l’eccesso di SKU nei negozi online

Poiché un’azienda è un organismo composto dalla somma delle sue parti, l’implementazione degli SKU non riguarda solo l’area logistica, ma anche tutti gli altri membri, fino al cliente finale. Si potrebbe anche dire che il commesso all’ultimo piano è stato in grado di aumentare le vendite grazie al magazziniere che è stato in grado di ridurre le consegne da 24 a 12 ore. In una parola: tutto si collega.

A lungo termine, tuttavia, è normale che i codici SKU si accumulino fino a formare cifre a quattro e cinque numeri nell’inventario, il che di per sé non è un problema. Indirettamente, tuttavia, un maggior numero di referenze comporta, nella maggior parte dei casi, un costo maggiore di gestione dell’inventario.

Attualmente, società di consulenza come Deloitte hanno fatto eco alla proliferazione di SKU nei cataloghi e alla necessità di razionalizzarli adeguatamente, una tendenza in crescita in tutti i settori.

Questo problema è legato alla rotazione delle scorte, soprattutto nel commercio elettronico con margini di profitto più ristretti, in quanto un turnover elevato permette loro di migliorare la loro redditività. Tuttavia, giganti come Unilever hanno rivelato che la rotazione delle scorte ha contribuito solo al 5% delle loro vendite, con costi associati molto elevati. Questo è il motivo per cui questa multinazionale britannica ha deciso di ridurre del 20% i propri SKU, e molte aziende hanno seguito l’esempio.

In questo senso, un ottimo modo per razionalizzare le SKU è quello di applicare il principio di pareto, determinando quali sono i riferimenti meno richiesti e sostituendoli con articoli con un migliore successo commerciale. Il processo di mantenimento, riduzione o eliminazione (ove applicabile) delle SKU dalle scorte dovrebbe essere effettuato in modo metodico e accurato, utilizzando i dati storici di vendita e la domanda futura per ottimizzare le scorte.

È importante sottolineare che l’obiettivo ultimo della razionalizzazione delle SKU è quello di ridurre i costi e ottimizzare i margini di profitto, ma l’obiettivo non è quello di limitarne il numero per il gusto di farlo, in quanto non se ne trarrà alcun vantaggio. Al contrario, la cancellazione di un codice SKU esistente deve essere considerata seriamente, in quanto, per quanto modesta sia la sua domanda, contribuisce a mantenere la salute del conto profitti e perdite trimestrale, a volte indirettamente (ad esempio attraverso upselling).